Die 12-Monats-Frist bei der Nebenkostenabrechnung: Was Vermieter wissen müssen

Aktualisiert: Juli 2026 · Lesezeit: 4 Minuten

Kaum eine Regel kostet private Vermieter so viel Geld wie diese: Wer die Abrechnungsfrist verpasst, verliert seinen Anspruch auf Nachzahlungen — komplett. Die Guthaben der Mieter müssen Sie trotzdem auszahlen. So funktioniert die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB.

Die Grundregel

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
AbrechnungszeitraumAbrechnung muss zugehen bis
01.01.2025 – 31.12.202531.12.2026
01.07.2024 – 30.06.202530.06.2026
01.04.2025 – 31.03.202631.03.2027

Zugehen heißt: Der Brief muss beim Mieter ankommen — nicht nur abgeschickt sein. Werfen Sie die Abrechnung am 31.12. um 23 Uhr ein, ist es zu spät, wenn der Mieter sie erst am 1.1. aus dem Briefkasten holt (Zugang außerhalb üblicher Zeiten). Planen Sie Puffer ein.

Was passiert bei Fristversäumnis?

Nachforderungen sind ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB) — außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (sehr enge Ausnahme, z. B. der Grundsteuerbescheid der Gemeinde kam erst nach Fristablauf; dann müssen Sie binnen 3 Monaten nachholen).

Guthaben des Mieters bleiben fällig. Die Frist schützt nur den Mieter, nicht den Vermieter. Der Mieter kann die Abrechnung sogar einklagen und notfalls laufende Vorauszahlungen zurückbehalten.

Auch wichtig: die Einwendungsfrist des Mieters

Nach Zugang der Abrechnung hat der Mieter seinerseits 12 Monate Zeit für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwände ausgeschlossen. Bewahren Sie Belege also mindestens so lange auf — besser die steuerlich üblichen Zeiträume.

3 Praxis-Tipps gegen den Fristen-Stress

1. Feste Routine: Rechnen Sie immer im ersten Quartal ab — dann sind alle Rechnungen da und Sie haben 9 Monate Puffer.
2. Zugang dokumentieren: Bei knappen Fristen per Einwurf-Einschreiben oder mit Zeugen zustellen.
3. Frist automatisch im Blick: Das NebenkostenHeld-Excel-Tool zeigt nach Eingabe des Abrechnungszeitraums automatisch das späteste Zugangs­datum an — als Ampel direkt im Prüfblatt.

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Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Stand: Juli 2026. © NebenkostenHeld · Impressum · Datenschutz